Microsoft: lo smartworking tra tecnologia e persone

Software e digital life - Pubblicato il da Mattia Speroni

Lo smartworking è un nuovo modo di approcciare come "lavorare", soprattutto quando si parla del nostro Paese. Microsoft sta puntando molto su questo genere di formato lavorativo e lo fa direttamente nella realtà di Microsoft Italia. Ecco cosa abbiamo imparato!

Smartworking.

Il mondo del lavoro, grazie alla tecnologia, potrebbe e sarà reinventato: smartworking è un concetto non certo nuovissimo ma che solo nell'ultimo periodo sta prendendo pian piano piede anche nel nostro Paese e grazie alla riforma sul "lavoro agile" ora potrebbe essere regolamentato in Italia dando vita a un nuovo modo di concepire il lavoro e applicandolo ove possibile (ovviamente non tutte le categorie e non tutti i lavori sono adatti a essere implementati nello smartworking, ma è anche vero che in molte situazioni potrebbe essere una vera e propria svolta epocale). Ma è tutto così idilliaco e veramente il cambiamento porterà innovazione nel modo in cui le persone svolgono e vivono il proprio lavoro? Abbiamo avuto modo di ascoltare le parole di chi lavora in Microsoft Italia dove questa visione è stata pensata sin dalle fondamenta, letteralmente!

Microsoft House: lo smartworking parte dalle fondamenta

Microsoft e più nello specifico Microsoft Italia ha creduto sin da subito nel concetto di smartworking e con il trasferimento alla Microsoft House di Viale Pasubio 21 (dove si trova tutt'ora) è stato chiaro che si poteva avere campo libero per immaginare non solo il lavoro ma anche come sarebbero dovuti essere gli ambienti in cui lavorare. Benché possa sembrare marginale, proprio parlando del lavoro "del futuro", avere la possibilità di creare uffici, sale riunione e spazi di aggregazione ad hoc è stato sicuramente d'aiuto piuttosto che concentrarsi su strutture già costruite e modificate ad hoc per l'occasione: ed è così che abbiamo potuto vedere ambienti moderni e a misura d'uomo con sale riunioni attrezzate di tutto punto con Microsoft Surface Hub, grandi vetrate e spazi che vengono limitati giusto per questioni di praticità. Ma ovviamente questo era solo il primo, essenziale, passo per guardare nella direzione dello smartworking.

A condurre la discussione è stata Paola Cavallero (Direttore Generale di Microsoft Italia) che ha illustrato un caso più che reale: quello di Microsoft Italia! Sì, perché come abbiamo scritto poco sopra, la società di Redmond ha voluto essere pioniera nel nostro Paese di questa trasformazione avendone la possibilità e potendo sfruttare tecnologia e conoscenza nel campo dell'innovazione. Il dirigente di Microsoft Italia ha voluto innanzitutto parlare di quello che è il profilo dello "smartworker" italiano profilandolo tipicamente come un maschio, del Nord Italia, sulla quarantina (questo profilo ovviamente potrà cambiare con il futuro e con la diffusione di questo nuovo concetto). Tra il 2015 e il 2016 si è poi assistito a un raddoppio dell'utilizzo dello smartworking all'interno dell'azienda tanto che in Microsoft Italia l'idea di "timbrare il cartellino" è ormai un concetto fuori moda.

Ma come funziona lo smartworking? In generale e semplificando il concetto, il dipendente non ha come fine ultime dover essere per tutto il tempo sul posto di lavoro per completare il proprio orario, ma piuttosto riuscire a raggiungere un obiettivo assegnato. Questo significa che se una persona si impegna è incentivato a svolgere il proprio compito in un tempo potenzialmente inferiore anche senza la necessità di essere presente in ufficio ma potendo essere anche da un cliente, a casa o da altre parti. Potrebbe sorgere così la domanda "e se il dipendente svolgesse il suo lavoro frettolosamente per avere più tempo libero?", in quel caso però non avrebbe probabilmente raggiunto l'obiettivo assegnato (che guarda anche alla qualità del lavoro svolto) perdendo così ulteriore tempo successivamente. Come si è conciliato dunque lo smartworking alla Microsoft House? Proprio Paola Cavallero ha voluto dare qualche cifra e nei primi tre mesi di implementazione si è vista una crescita di sei giorni di lavoro flessibile/smartworking per ogni mese, il 75% degli intervistati in questo sondaggio interno ha visto un miglioramento dei rapporti con i partner lavorativi e con i clienti, la produttività ha avuto un aumento dell'80% e un work-life balance (WLB) che vede l'80% di favore da parte degli intervistati. Altra nota è stata che ora in Microsoft si può passare più tempo dai clienti piuttosto che dover andare in ufficio, per poi successivamente andare dai clienti e considerando che l'edificio ora si trova in centro è un grande risparmio di tempo. Nel contempo la società spinge per l'utilizzo dei mezzi di trasporto pubblici, di bike-sharing o di mezzi poco inquinanti come motorini.

Smartworking: si "lavora" anche sull'individuo

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Antonio Russo (Life Coach) ha collaborato poi con Microsoft Italia per affrontare meglio la transizione dal lavoro tradizionale allo smartworking: sì, perché cambiando le modalità di interazione con i colleghi cambia anche l'approccio con il quale ci si può relazionare per svolgere il proprio lavoro. Cadendo il dogma di dover essere presenti in ufficio nella maggior parte delle occasioni, con lo smartworking la modalità di collaborazione subisce un netto cambiamento perché molte volte non si potrà interagire direttamente con il collega ma sarà necessario affidarsi ad altri mezzi (di cui poi scriveremo nel dettaglio). In generale la collaborazione sarà essenziale per riuscire a portare a termine gli obiettivi di cui abbiamo scritto in precedenza che poi è alla base proprio dello smartworking. Secondo Antonio Russo, a differenza dell'orario di lavoro tradizionale che "mette una cornice" alla propria giornata, con lo smartworking "si può trovare il proprio equilibrio", inoltre la collaborazione con i propri colleghi permette di avere una visione differente su un medesimo argomento permettendo di trovare soluzioni sempre nuove e migliori risolvendo problemi in maniera più "smart". Un ulteriore passo avanti può essere fatto migliorando il proprio linguaggio e un semplice esempio portato all'attenzione dal Life Coach è stato quello di essere propositivi anche con semplici frasi passando da un "sì, ma..." a un "sì, e...", una differenza che sembrerebbe irrosoria ma che nasconde un diverso modo di approcciarsi. Uno dei problemi che si potrebbe incontrare all'interno di un team di lavoro (e che lo smartworking potrebbe acuire) è quello dell'instabilità personale, con problemi esterni all'ambiente lavorativo che però vengono portati anche all'interno dell'ambiente lavorativo.

Microsoft Teams: lo strumento pensato per lo smartworking

Come abbiamo scritto poco sopra, Microsoft oltre a incentivare lo smartworking ha anche studiato nuovi prodotti per supportarlo al meglio cogliendo così la trasformazione digitale e dell'ambiente lavorativo (perché non ci sono solo le persone, ma anche gli strumenti adatti a fornire i mezzi per svolgere un lavoro): una delle ultime novità si chiama Microsoft Teams e rappresenta una nuova modalità di interazione che attualmente viene impiegata da 1800 società. A spiegarlo è stato Mario Fontana (Senior Product Manager Office 365) che ha anche mostrato alcune demo "live" di come funziona questo nuovo prodotto. Microsoft Teams è una soluzione integrata Office 365 che è basata su una chat permettendo di collaborare con persone (che siano colleghi o clienti/partner) attraverso conversazioni testuali, scambio di file, videochiamate tramite Skype e interazione attraverso alcune estensioni che puntano anche in direzione di social come Twitter e Facebook.

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Innanzittutto Microsoft Teams è disponibile come applicazione per Windows Phone, Android e iOS oltre che per desktop e tramite interfaccia web e tra qualche mese (due mesi, probabilmente) sarà accessibile non solo a utenti appartenenti alla stessa organizzazione ma anche a utenti esterni anche se non hanno a disposizione Microsoft Teams. All'interno della sezione "Teams" sarà possibile trovare contatti, conversazioni, file e canali di conversazione. Selezionando un "canale" (privati o pubblici, cioè visibili a tutti all'interno dell'azienda) sarà possibile vedere conversazioni, file e note. Come per i social network consumer sarà possibile "citare" qualcuno così che quest'ultimo possa vedere subito nell'apposita sezione chi lo ha citato e per quale motivo, utile per conversazioni a cui partecipano tanti utenti e quando sono particolarmente attive.

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Per renderlo ancora più "a misura di persona" è possibile inserire stickers, emoji e meme così da permettere di far capire al proprio interlocutore il proprio stato d'animo cercando di evitare possibili incompresioni basate su frasi che potrebbero essere equivocate. In Microsoft Teams non mancano ovviamente le attività e le notifiche dove si può controllare in semplicità se qualcuno ci ha menzionato, ha contrassegnato un messaggio o ha risposto a un thread. Sarà anche possibile effettuare ricerche all'interno dei Teams per trovare messaggi, persone o file scambiati (potendo anche filtrare o ordinare i risultati ottenuti per una ricerca più mirata). Microsoft ha reso disponibile anche una GUIDA ON-LINE per chi vuole approcciarsi a Teams per conoscerne caratteristiche e funzionalità. Grazie alla collaborazione con sviluppatori esterni è anche possibile eseguire bot o aggiungere estensioni che permettono di svolgere operazioni aggiuntive come trovare hashtag sui social network per capire un possibile trend e molto altro ancora. Come abbiamo detto sarà anche possibile scegliere se fare videochiamate di gruppo quando si vorrà "vedere in faccia e sentire" i colleghi per poi continuare con la modalità testuale. Si possono programmare riunioni sia tramite Teams che tramite Outlook in quanto i due "calendari" si sincronizzano e sarà anche possibile organizzare riunioni immediate condividendo video e desktop virtuale.

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